GİZLİLİK POLİTİKAMIZ



ATA FİLO KİRALAMA ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE GİZLİLİK POLİTİKASI VE AYDINLATMA METNİ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. maddesi uyarınca, “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir.” 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir. Bu doğrultuda hazırlanan işbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”)’nin amacı KVKK düzenlemelerine ilişkin yükümlülüklere uyumun sağlanmasıdır.

1.Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Seba Office Boulevard B Blok K:4 Ofis 27 Ayazağa Sarıyer İstanbul adresinde bulunan ve 2842183182744606 Mersis numaralı Ata Filo Kiralama Anonim Şirketi (“Şirket”) tarafından KVKK başta olmak üzere, ilgili mevzuat düzenlemeleri ve yetkili merci kararları/duyuruları ile işbu Aydınlatma Metni çerçevesinde işlenmektedir.


Şirketimiz, gizliliğiniz ve kişisel verilerinizin korunması amacıyla, kişisel verilerinizi KVKK başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin tüm mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlemekte, verilerinizin güvenli şekilde barındırılmasını sağlamakta ve gerekli tüm güvelik tedbirlerini almaktadır. İşbu Aydınlatma Metni ile Şirketimizin ürün ve/veya hizmetlerinden faydalanmanız çerçevesinde toplanan kişisel verilerinizin hangi kapsamda işlendiği açıklanmaktadır.


2.Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, elektronik ve/veya fiziki ortamlardan Şirketimizin genel merkez, showroom, bayi ve/veya sair yerleşkeleri, matbu formlar ve anketler, Şirketimizin internet siteleri, çağrı / iletişim merkezi, açık internet kaynakları, e-posta, telefon, faks, kargo / posta, talep / şikayet platformları, müşteri ziyaretleri, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile diğer ilgili 3. kişilere ait entegre sistemler, sosyal medya ile bunlara ileride eklenebilecek sair yöntemler (kanallar) vasıtasıyla bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması ve bulunması halinde açık rıza kişisel veri işleme şartları (hukuki sebepleri) kapsamında toplanmaktadır.


3.İşlenen Kişisel Veri Kategorileriniz ve Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde uzun ve/veya kısa dönem araç/filo kiralama ve yeni ve ikinci el araç satış yönetimi, ilgili sözleşmelerin yapılması, teklif metinlerinin paylaşılması, araç teslim ve iade yönetimi, kullanıcı hizmetleri ve kiralama ve satış sonrası hizmet/destek yönetimi (kullanıcı bilgileri yönetimi, kullanıcı ile iletişim yönetimi, yol yardım yönetimi vb.), araç servis işlemleri (örn. tamir/bakım, mekanik tamir bakımları), yedek araç ve ikame araç temini ve yönetimi, yol geçiş sistemi/yakıt alım sistemi/araç takip sistemi cihazlarının teslimi, kullanımı, takibi ve konum bilgisinin tespiti, trafik poliçesi, kasko ve diğer sigortalama işlemleri, pert, değer kaybı ve sigortalamaya ilişkin tahsilat ve devir yönetimi, kaza sonrası hasar tespit/giderme yönetimi, talep/şikayet yönetimi, araç muayene işlemleri, lastik destek yönetimi, çekici hizmetlerinin sağlanası, kazalara ilişkin bilgi ve belgeleri temini, araçların yurt dışı çıkışı için vekalet verilmesi, finans, muhasebe, faturalama ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi, teminat yönetimi, hukuk ve danışmanlık işlerinin yürütülmesi, hizmetlerimiz kapsamında faturaların düzenlenmesi, vergi işlemleri, müşteri ödemelerinin hatırlatmalarının yapılması, kefil işlemler, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve kanunen zorunlu yasal bildirimlerin yapılması, müşteri finansal risk yönetimi, müşteri ve aday müşteri tanımlaması, kullanıcı işlemlerine ilişkin kontrol ve raporlama yönetimi, zorunlu bilgilendirmelerin yapılması, bilgi güvenliğinin temini, saklama ve arşiv yönetimi, ana hissedarlar ve/veya topluluk şirketleri ile yürütülen denetim ve raporlama yönetimi, süreç iyileştirme yönetimi, denetim, iç denetim ve soruşturma, kalite standartlarının sağlanması, kullanıcı ilişkileri ve memnuniyeti yönetimi (örn. memnuniyet anketleri), marka değerinin ve bilinirliğinin arttırılmasına yönelik kurumsal iletişim yönetimi ile doğrudan ve dolaylı pazarlama süreçleri, çalışan adaylarına ilişkin süreçlerin yürütülmesi, tarafımızca doğrudan sağlanmayan ve uzmanlık alanımıza girmeyen konularda teknolojik hizmet alınması, iş ortaklarımız ve/veya üçüncü kişilerle ürün ve hizmetlerimize ilişkin sözleşmeler imzalanması ve finansal mutabakat sağlanması, finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi, faaliyetlerin şirketimiz prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin sağlanması, için gerekli denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, yetkili kurum ve kuruluşlara mevzuat dolayısıyla bilgi verilmesi ve bilgi paylaşımı, şirketimizin itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi, kurumsal yönetim ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası ve ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi kapsamında işlenmektedir.


4.Kişisel Verilerinizin Yurt İçinde ve/veya Yurt Dışında Yerleşik Üçüncü Kişilere Aktarılması

Şirketimiz bünyesinde kişisel verilerinize, yalnızca yukarıda detaylarına yer verilen amaçlar bakımından sınırlı yetki erişimine sahip çalışanlarımız tarafından kendi görevlerini yerine getirmek amacıyla gerekli ölçüde erişilebilmektedir.


Öte yandan toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 8’inci ve 9’uncu maddeleri uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması ve bulunması halinde açık rıza kişisel veri işleme şartları (hukuki sebepleri) kapsamında aşağıda belirtilen üçünü kişilere aktarılabilecektir.


  • Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi bakımından ürün ve/veya hizmet temin edilmesi amaçlarıyla tedarikçilerimize (örn. vale, otopark ve çekici hizmeti sunan kişiler, arşiv desteği sağlayan kişiler, sosyal güvenlik, YMM, vergi ve hukuk danışmanları, e-fatura entegratör firmaları, bilişim teknolojileri ve veri barındırma hizmet sağlayıcıları),
  • Ürünlere/hizmetlere ilişkin finans ve muhasebe işleri ile sigorta işlemlerinin planlanması veya gerçekleştirilmesi amaçlarıyla bankalara ve/veya sigorta şirketlerine,
  • Şirketimizin faaliyetleri kapsamında iş sürekliliğinin sağlanması ve potansiyel iş birliklerinin kurulması amaçlarıyla iş ortaklarımıza ve potansiyel iş ortaklarımıza (örn. anlaşmalı bayiler ve yetkili servisler),
  • İletişim, denetim ve raporlama faaliyetlerinin planlanması veya gerçekleştirilmesi amaçlarıyla topluluk şirketlerimize,
  • Olası şirket birleşme, devralma, ortak girişim, bölünme ve sair yapısal değişikliklerde Şirketimizin hukuki ve finansal inceleme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla potansiyel alıcı, satıcı veya işlemin muhatabı sair taraflar ve bunların sır saklama yükümlülüğü altındaki çalışanları, danışmanları ve ilgili sürece dahil olan veri tabanı hizmet sağlayıcılarına,
  • Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması veya gerçekleştirilmesi amaçlarıyla sosyal medya platformlarına, ajanslara ve söz konusu içeriklere erişimi olan kişilere, ve
  • Şirketimizin hukuki yükümlüklerinin yerine getirilmesi ile hukuk işlerinin takibi amaçlarıyla kanunen yetkili kuruluşlara ve özel kişilere (örn. mahkemeler, vergi daireleri)
5.Kişisel Verilerinizin İşlenme Süresi

Şirket faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verileriniz, başta Anayasa olmak üzere KVKK, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde saklanmakta ve imha edilmektedir.


Bu kapsamda kişisel verileriniz, KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde imha edilecektir. Kişisel verileriniz bu doğrultuda, Şirketimiz ile ilişkinizin sona ermesini takiben yasal zaman aşım süreleri boyunca işlenmeye devam edecektir. Açık rıza kişisel veri işleme şartına dayalı olarak işlenen kişisel verileriniz ise, açık rızanızı geri çekmeniz halinde mümkün olan en kısa zamanda mevzuata uygun şekilde imha edilecektir.

6. KVKK Kapsamında Haklarınız

Kişisel veri sahibi olarak KVKK’nın 11’inci maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda ve kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda belirtilen haklarınıza yönelik başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun şekilde (yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza veya Şirketimize daha önce bildirmiş olduğunuz ve sistemlerimizde kayıtlı olan e-posta adresiniz üzerinden elektronik olarak Şirketimizin gerçek hak sahibi olduğunuzun tespitini gerçekleştirebilmesi amacıyla kimliğinizi doğrulayan -ve özel nitelikli kişisel verilerinize yer vermeden- belgelerle (T.C. kimlik numarası veya diğer ülke vatandaşları için pasaport numarası, tebligata esas yerleşim yeri adresi/iş yeri adresi, cep telefonu/telefon numarası, e-posta adresi vb.) birlikte www.atafilo.com.tr/kisiselveri adresinden ulaşabileceğiniz Ata Filo Kiralama Anonim Şirketi Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak şirketimiz Seba Office Boulevard B Blok K:4 Ofis 27 Ayazağa Sarıyer İstanbul adresine veya info@atafilo.com.tr e-posta adresine iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Talebinizin reddedilmesi halinde, ret nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilerek sizinle paylaşılacaktır.

7. Kişisel verilerin korunması Politikasında Yapılacak Değişiklikler

Şirketimiz, işbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni’nde her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni’nin www.atafilo.com.tr sitesinde yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır.